Nahajate se tukaj

Izmenjava e-računov s proračunskimi uporabniki

Od 1.1.2015 bodo morali proračunski uporabniki obvezno prejemati e-račune in izdajati e-račune drugim proračunskim uporabnikom. Za pravne in fizične osebe (ter proračunske uporabnike) to pomeni, da bodo morali v primeru izdajanja računov proračunskim uporabnikom izdati e-račun, saj navadna, papirnata oblika, od 1.1.2015 dalje ne bo več sprejemljiva.

Proračunski uporabniki so neposredni in posredni uporabniki državnega in občinskih proračunov. Če torej vaše podjetje posluje z občino, šolo, vrtcem, javnim zavodom, zdravstveno ustanovo, itd., jim boste morali po novem letu izdati račun v elektronski obliki.

E-račun ni dokument, ki je sestavljen v papirnati obliki, nato skeniran ter poslan po elektronski pošti, temveč je sestavljen v elektronski obliki po predpisanih posebnih standardih in pogojih (e-slog, e-ovojnica…).

Fizične in pravne osebe boste lahko pošiljale e-račune proračunskim uporabnikom preko:

  • bank, vključenih v medbančno izmenjavo e-računov (to pomeni, da pri svoji banki preko obrazca zaprosite za storitev izdajanja e-računov in nato v spletni banki kreirate račune, ki jih nato banka posreduje proračunskemu uporabniku),
  • ponudnikov elektronskih poti, s katerimi ima Uprava Republike Slovenije za javna plačila (v nadaljevanju UJP) sklenjene pogodbe o izmenjavi e-računov ali
  • spletnega portala UJP e-račun, namenjenega izdajateljem, ki prek svoje banke ali procesorja ne morejo posredovati e-računov proračunskim uporabnikom ali ne razpolagajo s tehnično podporo za pripravo e-računov - prijava v portal zahteva digitalno potrdilo, število izdanih računov pa je omejeno na pet računov na mesec, torej je namenjeno le manjšim uporabnikom.

Za manjša podjetja in fizične osebe z dejavnostjo sta torej primerni dve rešitvi:

  • izdajanje računov preko spletne banke oziroma ponudnika elektronskih poti, v kolikor boste proračunskim uporabnikom izdali več kot pet računov mesečno, in 
  • preko portala UJP eRačun, če boste proračunskih uporabnikom izdali manj kot pet računov na mesec.

Na drugi strani, pa bodo morali proračunski uporabniki za vključitev v storitev prejemanja E-računov na vstopni strani UJPnet izpolniti in oddati vlogo za prejemanje in/ali izdajanje e-računov. UJP bo enotna vstopna oziroma izstopna točka za izmenjavo računov in spremljajočih dokumentov v elektronski obliki, ki jih izdajajo in prejemajo proračunski uporabniki. E-račune bodo morali proračunski uporabniki prejemati in izdajati le prek UJP.

Več informacij o e-računih si lahko preberete na spletni strani Ministrstva za finance: http://www.ujp.gov.si/dokumenti/dokument.asp?id=258

Kaj konkretno uvedba e-računov pomeni za kliente Vencelj?

Če kdaj, se je sedaj pokazalo, kako zelo so klienti različno med sabo.

Če ne izdajate računov proračunskih uporabnikov, za Vas zaenkrat ni sprememb.

Če proračunskim uporabnikom izstavite do pet računov na mesec, lahko za pošiljanje računov

  • izberete banko oziroma ponudnika elektronskih poti, kamor račune uvažate iz svojega programa za fakturiranje,
  • izberete banko oziroma ponudnika elektronskih poti, kjer lahko ročno kreirate račune,
  • izberete portal UJP eRačun, kjer bodo račune lahko vnašali ročno.

Če proračunskim uporabnikom izstavite več kot pet računov na mesec, pa predlagamo, da izberete banko oziroma ponudnika elektronskih poti, kamor boste račune uvažali iz svojega programa za fakturiranje.

Ker pa tudi izbira portala UJP eRačun zahteva pridobitev digitalnega potrdila, pa bomo proučili možnost, da bodo naši klienti najeli naš program za fakturiranje, račune pa bomo z digitalnim potrdilom oddajali pri nas.

Glede na to, da s proračunskimi uporabniki posluje relativno malih klientov, predlagam, da se z vsakim posebej dogovorimo in ugotovimo, kaj je najbolj optimalno. Predlagam Vam torej, da se nam pravočasno oglasite, predem boste morali prvič izdati račun proračunskemu uporabniku. 

Na trgu zaznavamo precejšnjo konkurenco ponudnikov e-računov, pa tudi elektronskega arhiviranja (ki pa ni obvezno) in ostalih storitev, ki spadajo zraven; po drugi strani pa tudi ugotavljamo, da so stvari še precej nedorečene, tako, da bo potrebno kar nekaj dobre volje, da bodo e-računi zaživeli in da bomo res lahko govorili o zmanjšanju stroškov poslovanja – tega trenutno še ne zaznavamo.

Ker pa bo v letu 2015 še nekaj novosti v zvezi z izdajanjem računov, Vam bomo o tem kaj več napisali v naslednjih dneh.