Stroški delovne obleke, obutve in drugih sredstev za zaposlene so davčno priznani, kadar so neposredno povezani z opravljanjem dejavnosti oziroma zagotavljanjem varnosti in zdravja pri delu. Pri presoji ni odločilno samo poimenovanje izdelka na računu, ampak predvsem njegov namen, način uporabe in ustrezna dokumentacija.
1. Osebna varovalna oprema
Zaščitna obleka, zaščitna obutev, čelade, rokavice, zaščitna očala, maske, sredstva za zaščito sluha in podobna oprema so praviloma davčno priznan strošek, če:
- njihovo uporabo določa izjava o varnosti z oceno tveganja;
- ustrezajo nevarnostim konkretnega delovnega mesta;
- jih delodajalec zagotovi zaposlenim za uporabo pri delu;
- se vodi evidenca izdane opreme;
- račun glasi na delodajalca.
Takšna oprema zaposlenemu praviloma ne predstavlja bonitete, saj je namenjena zagotavljanju varnega dela. Delodajalec mora zagotoviti tudi njeno vzdrževanje, čiščenje in pravočasno zamenjavo.
2. Delovna obleka in uniforme
Davčno priznan strošek so lahko tudi uniforme in druga posebna delovna oblačila, ki so potrebna zaradi narave dela, higienskih zahtev ali prepoznavnosti zaposlenih. Priporočljivo je, da so vrsta oblačil, upravičeni zaposleni, količina in obdobje zamenjave določeni v internem aktu delodajalca.
Za ugodnejšo davčno obravnavo mora biti razvidno, da so oblačila namenjena predvsem službeni uporabi. Pomembni so predvsem posebna krojna izvedba, trajna oznaka oziroma logotip delodajalca in omejena možnost običajne zasebne uporabe. Sam logotip na sicer običajnem oblačilu še ne zagotavlja avtomatično, da ne gre za zasebno korist zaposlenega.
3. Običajna oblačila in obutev
Nakup običajnih oblek, srajc, hlač, plaščev, čevljev, športne opreme ali drugih predmetov, ki jih zaposleni lahko običajno uporablja tudi zasebno, praviloma nima narave delovne oziroma varovalne opreme. To velja tudi, kadar delodajalec od zaposlenega pričakuje poslovno urejen videz.
Če takšne izdelke plača delodajalec, se lahko njihova vrednost šteje za boniteto zaposlenega. V tem primeru je treba vrednost vključiti v obračun plače ter obračunati dohodnino in prispevke. Strošek je lahko davčno priznan kot strošek dela, če je boniteta pravilno obračunana.
4. Zaščitna očala z dioptrijo in očala za delo z računalnikom
Zaščitna očala z vgrajenimi dioptrijskimi stekli so lahko davčno priznan strošek brez bonitete, če so potrebna zaradi nevarnosti na konkretnem delovnem mestu. Njihova uporaba mora izhajati iz izjave o varnosti z oceno tveganja, očala pa morajo imeti ustrezne zaščitne lastnosti oziroma oznake skladnosti. Priporočljivo je hraniti tudi dokazilo o dioptriji, račun pa naj se glasi na delodajalca in vsebuje navedbo, da gre za zaščitna očala z dioptrijskimi stekli.
Samo običajna korekcijska očala, ki jih zaposleni uporablja tudi zasebno, niso zaščitna oprema, četudi imajo antirefleksni premaz ali filter modre svetlobe.
Pri zaposlenih, ki uporabljajo računalniški zaslon najmanj polovico polnega delovnega časa, lahko delodajalec brez bonitete zagotovi posebna korekcijska očala za delo z zaslonom, kadar medicina dela oziroma specialist ugotovi, da običajna korekcijska očala ne zadoščajo za odpravo težav pri takšnem delu. Potreba mora biti ustrezno dokumentirana z zdravniškim priporočilom ali izvidom.
5. Druga sredstva za delo
Orodje, prenosni računalniki, telefoni in druga oprema so davčno priznani, kadar jih delodajalec zagotovi zaradi opravljanja dela. Priporočljivo je voditi evidenco zadolžitev in določiti pravila uporabe, vračila ter odgovornosti zaposlenega. Pri predmetih, ki omogočajo pretežno zasebno uporabo, je treba dodatno presoditi morebitno boniteto.
6. Potrebna dokumentacija
Za dokazovanje upravičenosti stroškov priporočamo:
- račun, izdan na delodajalca;
- izjavo o varnosti z oceno tveganja, kadar gre za varovalno opremo;
- interni pravilnik ali sklep o delovni obleki in drugih sredstvih;
- evidenco izdaje oziroma zadolžitev zaposlenih;
- zdravniško priporočilo, kadar je potrebno;
- dokazilo, da je izdelek primeren za konkretno delovno mesto.
Če zaposleni sam kupi opremo, naj bo nakup predhodno odobren, račun pa naj se praviloma glasi na delodajalca. Zgolj predložitev računa za izdelek, ki ga je zaposleni izbral in kupil za lastne potrebe, še ne pomeni, da gre za davčno priznan strošek brez bonitete.
Vsak primer je treba presoditi glede na dejavnost podjetja, konkretno delovno mesto, oceno tveganja in možnost zasebne uporabe kupljenega sredstva.
ekipa Vencelj
Nazaj na obvestila